In ons blog van vorige maand stond Deel 1 van ‘De Kunst van het Vergaderen’ op het programma. En hoewel vergaderen soms een beetje een vies woord lijkt te worden waar je eenvoudig de spot mee kunt drijven, is vergaderen een onmisbaar onderdeel van veel bedrijfsvoering. En misschien als we het meer over communiceren dan vergaderen hebben, voelt dat al anders.
In ons vorige blog deelden we belangrijke pointers over hoe je vergaderen effectief, constructief en zinvol maakt. Dat er natuurlijk in ons dagelijks vergaderleven ook regelmatig iets mis gaat (of gewoon beter zou kunnen) is niet zo gek. Daarom wijden we vandaag ons blog aan juist die punten.
Je zult merken dat veel valkuilen met elkaar in verbinding staan of dat de ene valkuil de veroorzaker is van de tweede. Naast de potentiële missers in het vergaderen lichten we dus ook uit hoe je ze herkent (en herkennen zul je ze zeker..)
Gebrek aan constructiviteit
Bij een constructieve vergadering weet iedereen waar ze met elkaar naar toe werken; het doel is helder en iedereen wil dat doel ook bereiken. Dat is niet altijd vanzelfsprekend het geval. Zeker wanneer leden van het team niet achter het doel staan en dat ook laten merken/daarnaar handelen OF wanneer bijvoorbeeld tegenstrijdige en/of individuele belangen spelen, kan dat het verloop van een vergadering serieus beïnvloeden.
Hoe je het herkent
- Onderwerpen en argumenten die verder van het doel of hoofdonderwerp af staan worden op tafel gebracht
- Details worden zwaarder belicht dan relevant en/of specifieke belangen worden benoemd of juist vermeden
- De noodzaak van de vergadering of het te bespreken punt wordt in twijfel getrokken
- Een negatieve tendens voert de boventoon bij (sommige) teamleden
Emoties in het spel
Laten we meteen helder maken dat emoties in een vergadering thuis horen! We zijn mensen, geen robots en dat maakt ons in veel gevallen zo goed in wat we doen. Daarbij voeden je emoties ook je inbreng en zetten je aan tot het vormen van een mening of idee. Ook (of juist) als die anders is dan van de anderen aan de (digitale) vergadertafel.
Een verschil in mening, waarde of opvatting kan interessante discussies teweeg brengen maar is ook vaak gepaard met emoties. Dat kan goed zijn, prikkelend, constructief, maar heeft ook de potentie te escaleren afhankelijk van de mensen die je in je vergadering treft.
Hoe je het herkent
- Mensen worden emotioneel (boos, gefrustreerd, gekwetst) en uiten dat OF uiten dat niet > haken af van het gesprek, lopen weg/gaan offline of houden zich voor de resterende meeting stil.
- Irrelevante (emotionele) details, verwijzingen of verwijten komen in het spel – de hoofdzaak gaat verloren en het gesprek wordt op een ander niveau voortgezet
Gebrek aan leiderschap
We gaven in ons blog van vorige maand al aan dat een gespreksleider onmisbaar is en dat de vele rollen die je speelt het geen eenvoudige job maken. Dat is dus ook een veel geziene uitdaging en valkuil in zelfs de meest professionele organisaties; gebrek aan leiderschap in de meeting.
Hoe je het herkent
- Er is vooraf geen helderheid over die meeting leidt
- Er is geen helderheid over het doel van de meeting en waarom de vergadering plaats vindt
- Degene ‘die het hardste roept’ krijgt de aandacht
- Gesprekken wijken steeds verder van het oorspronkelijke onderwerp of doel af
- Escalaties, emoties en details (voor buiten de vergadering) verstoren het verloop van de vergadering
- Vergaderingen lopen herhaaldelijk uit
Het is dan ook geen verrassing dat een goede gespreksleider veel andere valkuilen kan voorkomen of wanneer ze zich aandienen, kan proberen recht te trekken. De rol van emoties en gedrag in een meeting, maar ook het bewaken van de doelstelling en praktische zaken als duur, kunnen gestuurd worden door een goede gespreksleider, al is de professionaliteit van het team uiteraard van grote invloed.
Gebrek aan contact..
Nu Covid het ons zo moeilijk maakt, ben je gebonden aan je laptop en Zoom of Teams meetings. En hoewel onze technologie daarin van alles faciliteert, is een goede vergadering erg gebaat bij menselijk contact “zoals het hoort”; met elkaar in een ruimte, waarbij je elkaar goed kunt aankijken, lichaamstaal kunt lezen, minder snel door elkaar heen praat en daadwerkelijk met elkaar kunt zijn.
Omdat we met een positieve blik naar 2021 kijken en er van overtuigd zijn dat we uiteindelijk elkaar weer (vaker) mogen ontmoeten; op naar een fantastisch 2021 vergaderjaar! We zien jullie graag weer bij ZiPPERZ!
Bekijk hier alle mogelijkheden of stap eens bij ons binnen!
