Hoewel we eigenlijk het liefst niet steeds refereren aan de huidige situatie (=corona) en hoe we dingen ‘vroeger deden’ (=voor corona) kunnen we moeilijk ontkennen dat bijna ieders professionele, en dus ook dat van ons, echt wel anders is.
Waar we voorheen dagelijks energie haalden uit het bruisende centrum vol professionals dat werkten, vergaderden, ideeën uitwisselden en met elkaar prachtig nieuwe concepten tot leven brachten, zien dingen er nu anders uit.
Dat vergaderen binnen bedrijven echter nog steeds een van de favoriete “hobby’s” is, is echter niet veranderd. Daarom, met af en toe een uitstapje naar de oude stijl, vandaag tips voor het voeren van echt effectieve vergaderingen; in welke vorm ook.
-
Stel de noodzaak vast
Omdat vergaderen een hoop tijd (en daarmee geld en inspanning) kost, is het altijd een goed idee om te kijken of een vergadering wel de juiste weg is. Of, dat de huidige frequentie nog steeds nodig is.
Kan een dubbelgesprek per telefoon hetzelfde bereiken? Is een e-mail met enkele voorstellen en simpelweg verkrijgen van ieders inzicht sneller?
Een vergadering houden om maar te vergaderen is nooit slim, dus wees bewust van overige mogelijkheden.
-
De juiste groep mensen
Het vast- en samenstellen van de juiste groep mensen voor een effectieve vergadering is vaak lastiger dan je denkt. Omdat je bij bepaalde aspecten of beslissingen mensen hebt die verschillende rollen spelen, van ultieme beslisser, tot beïnvloeder, tot uitdrager richting derden, tot …. Is het niet altijd makkelijk te bepalen wie je in de meeting betrekt en wie niet.
Het vinden van die balans is echter heel waardevol; teveel mensen vertragen de meeting en verhoogt de kosten. Te weinig mensen (en dus een benodigd vervolg na de meeting) maakt het inefficiënt en uiteindelijk ook duurder.
De doelstelling van de meeting is vaak je beste startpunt; wat wil ik bereiken met de vergadering en wie heb ik daar bij nodig? Wie nemen beslissingen, wie beschikken over de benodigde kennis en inzichten, wie kunnen we later informeren zonder bij de vergadering te betrokken?
-
De voorbereiding
Net als bij veel dingen is een goede voorbereiding half het werk. Zorg daarbij dat:
- Betrokkenen weten waar de vergadering om gaat
- Wat het doel is van de meeting (dus wat willen we aan het einde van de meeting bereikt hebben?)
- Wat er van deelnemers verwacht wordt (aan deelname, maar ook aan eventuele voorbereidingen)
- De agenda of eventuele presentatie als gespreksrichtlijn goed is opgezet en een werkelijke leidraad voor de meeting vormt
-
De vergadering leiden
Een vergadering leiden of voorzitten is misschien wel een echt ondergewaardeerde skill. Als vergaderingsleider heb je eigenlijk vele rollen. Je faciliteert en initieert, door de vergadering te openen, voorbereidingen te treffen en de juiste mensen uit te nodigen tot hun inmenging. Maar je bewaakt ook het proces, de tijd, de onderwerpen en natuurlijk het doel; werken we met elkaar naar het bereiken van dat doel.
Afhankelijk van de mensen met wie je vergadert, maar ook de algehele bedrijfs- en team dynamiek en onderlinge verhoudingen, kan het leiden van een vergadering een hele opgave zijn. En dat is precies een rol die het grote verschil maakt in de effectiviteit van de meeting.
- Scheid hoofd- en bijzaken – houd het gesprek op het juiste spoor;
- Bepaal wat NU om een antwoord vraagt of wat buiten de vergadering afzonderlijk moet worden opgepakt;
- Betrek deelnemers bij de vergadering, nodig uit, maar stel waar nodig ook grenzen.
-
Faciliteer praktisch
Natuurlijk is dit topic helemaal aan ons besteed. De juiste faciliteiten (ruimte, licht, zichtbaarheid van sprekers en overige deelnemers, technische opties) maken de basis van een vergadering vele malen sterker.
Nu we door Covid waar mogelijk allemaal online vergaderen, zijn basisfaciliteiten nog steeds aan de orde, maar in een andere vorm.
Zorg bijvoorbeeld voor goed werkende software en eventuele aandachtspunten vooraf;
- Log op tijd in / wees op tijd aanwezig
- Onbekende software? Probeer het een keer vooraf
- Stem verwachtingen af (we starten om xx tijd)
- Deel waar mogelijk vooraf de agenda
Vergaderen bij ZiPPERZ
Bij ZiPPERZ maken we vergaderen tot een feestje, of je nu alleen op je kantoor zit en online vergadert of met een groep professionals van een ruimte gebruik maakt.
Bekijk hier alle mogelijkheden of stap eens bij ons binnen!
