De Kunst van het vergaderen. Deel 1 – hoe het moet

De Kunst van het vergaderen

Hoewel we eigenlijk het liefst niet steeds refereren aan de huidige situatie(=corona) en hoe we dingen ‘vroeger deden’ (=voor corona) kunnen we moeilijk ontkennen dat bijna ieders professionele, en dus ook dat van ons, echt welanders is.
Waar we voorheen dagelijks energie haalden uit het bruisende centrum volprofessionals dat werkten, vergaderden, ideeën uitwisselden en met elkaarprachtig nieuwe concepten tot leven brachten, zien dingen er nu anders uit.
‍

Dat vergaderen binnen bedrijven echter nog steeds een van de favoriete“hobby’s” is, is echter niet veranderd. Daarom, met af en toe een uitstapjenaar de oude stijl, vandaag tips voor het voeren van echt effectievevergaderingen; in welke vorm ook.

‍
 
Stel de noodzaak vast
Omdat vergaderen een hoop tijd (en daarmee geld en inspanning) kost, is hetaltijd een goed idee om te kijken of een vergadering wel de juiste weg is. Of,dat de huidige frequentie nog steeds nodig is.
Kan een dubbelgesprek per telefoon hetzelfde bereiken? Is een e-mail met enkelevoorstellen en simpelweg verkrijgen van ieders inzicht sneller?
Een vergadering houden om maar te vergaderen is nooit slim, dus wees bewust vanoverige mogelijkheden.

‍
 
De juiste groep mensen
Het vast- en samenstellen van de juiste groep mensen voor een effectievevergadering is vaak lastiger dan je denkt. Omdat je bij bepaalde aspecten ofbeslissingen mensen hebt die verschillende rollen spelen, van ultiemebeslisser, tot beïnvloeder, tot uitdrager richting derden, tot …. Is het nietaltijd makkelijk te bepalen wie je in de meeting betrekt en wie niet.
Het vinden van die balans is echter heel waardevol; teveel mensen vertragen demeeting en verhoogt de kosten. Te weinig mensen (en dus een benodigd vervolg nade meeting) maakt het inefficiënt en uiteindelijk ook duurder.
De doelstelling van de meeting is vaak je beste startpunt; wat wil ik bereikenmet de vergadering en wie heb ik daar bij nodig? Wie nemen beslissingen, wiebeschikken over de benodigde kennis en inzichten, wie kunnen we laterinformeren zonder bij de vergadering te betrokken?

‍
 
De voorbereiding
Net als bij veel dingen is een goede voorbereiding half het werk. Zorg daarbijdat:
Betrokkenen weten waar de vergadering om gaat
Wat het doel is van de meeting (dus wat willen we aan het einde van de meetingbereikt hebben?)
Wat er van deelnemers verwacht wordt (aan deelname, maar ook aan eventuelevoorbereidingen)
De agenda of eventuele presentatie als gespreksrichtlijn goed is opgezet en eenwerkelijke leidraad voor de meeting vormt.

‍
 
De vergadering leiden
Een vergadering leiden of voorzitten is misschien wel een echtondergewaardeerde skill. Als vergaderingsleider heb je eigenlijk vele rollen.Je faciliteert en initieert, door de vergadering te openen, voorbereidingen tetreffen en de juiste mensen uit te nodigen tot hun inmenging. Maar je bewaaktook het proces, de tijd, de onderwerpen en natuurlijk het doel; werken we metelkaar naar het bereiken van dat doel.
Afhankelijk van de mensen met wie je vergadert, maar ook de algehele bedrijfs-en team dynamiek en onderlinge verhoudingen, kan het leiden van een vergaderingeen hele opgave zijn. En dat is precies een rol die het grote verschil maakt inde effectiviteit van de meeting.
Scheid hoofd- en bijzaken – houd het gesprek op het juiste spoor;
Bepaal wat NU om een antwoord vraagt of wat buiten de vergadering afzonderlijkmoet worden opgepakt;
Betrek deelnemers bij de vergadering, nodig uit, maar stel waar nodig ookgrenzen.

‍
 
Faciliteer praktisch
Natuurlijk is dit topic helemaal aan ons besteed. De juiste faciliteiten(ruimte, licht, zichtbaarheid van sprekers en overige deelnemers, technischeopties) maken de basis van een vergadering vele malen sterker.
Nu we door Covid waar mogelijk allemaal online vergaderen, zijnbasisfaciliteiten nog steeds aan de orde, maar in een andere vorm.
Zorg bijvoorbeeld voor goed werkende software en eventuele aandachtspuntenvooraf;
Log op tijd in / wees op tijd aanwezig
Onbekende software? Probeer het een keer vooraf
Stem verwachtingen af (we starten om xx tijd)
Deel waar mogelijk vooraf de agenda


Vergaderen bij ZiPPERZ

‍
Bij ZiPPERZ maken we vergaderen tot een feestje, of je nu alleen op je kantoorzit en online vergadert of met een groep professionals van een ruimte gebruikmaakt.


Bekijk hier alle mogelijkheden of stap eens bij ons binnen!

‍